« Le logiciel de gestion doit devenir un véritable outil de pilotage »

Quels sont aujourd’hui les principaux enjeux des professionnels de la gestion immobilière ?

Ce sont des enjeux qui existaient déjà, mais qui deviennent beaucoup plus critiques. Le premier est clairement la rentabilité. Viennent ensuite la qualité de service, la relation client et la capacité à conserver ses ressources.

Dans un marché plus tendu, les marges de manœuvre se réduisent. Les professionnels doivent donc savoir précisément ce que leur rapporte une activité, mais également ce qu’elle leur coûte. La performance ne se résume plus au chiffre d’affaires, mais elle repose aussi sur l’organisation, la qualité du service et l’efficacité des équipes.

Comment VILOGI adapte-t-il sa plateforme à ces nouveaux enjeux ?

Notre obsession a toujours été de faciliter la vie de nos clients. Historiquement, les logiciels de gestion répondaient d’abord à des besoins comptables. Les attentes se sont ensuite élargies à la relation client, au suivi des dossiers, à la réactivité et aux évolutions réglementaires.

Aujourd’hui, nous franchissons une nouvelle étape autour du pilotage. Chaque nouvel outil représente un coût et vient directement peser sur la marge du cabinet. Il faut donc pouvoir mesurer ce qu’il apporte réellement.

Notre objectif est de faire évoluer le logiciel de gestion vers un véritable outil de pilotage de l’entreprise. Le dirigeant doit savoir ce qui se passe dans son cabinet, identifier les points de vigilance et déterminer quelles activités sont réellement créatrices de valeur.

Que permettent concrètement vos nouveaux tableaux de bord ?

Ils donnent aux dirigeants une vision beaucoup plus factuelle de leur activité. Dans le syndic, par exemple, on peut avoir le sentiment qu’une copropriété est peu rentable parce qu’elle génère énormément de mails ou de sollicitations.

Mais l’intuition ne suffit pas. Nos tableaux de bord permettent de croiser différents critères : honoraires, refacturations, travaux, interactions ou encore temps consacré au dossier. L’objectif est de répondre à deux questions simples : combien ce dossier me rapporte-t-il et combien me coûte-t-il ?

Le professionnel peut ainsi identifier les copropriétés les plus rentables, mais aussi celles qui nécessitent de revoir les conditions du mandat ou l’organisation mise en place. Nous développons la même logique pour la gestion locative.

Le pilotage concerne aussi les équipes comptables : vérifier que les relances ont été réalisées, que les prestations ont été facturées et qu’aucune action importante n’a été oubliée.

Quelle place occupe l’intelligence artificielle dans cette transformation ?

Pour nous, l’intelligence artificielle n’est pas un objectif en soi. Nous ne voulons pas en faire un totem : elle doit répondre à des usages concrets.

Elle permet notamment d’agréger et de restructurer les données utilisées dans nos tableaux de bord. Nous l’intégrons également à notre messagerie. Les utilisateurs peuvent désormais retrouver directement dans VILOGI les emails reçus et envoyés et les rattacher aux fiches clients ou aux dossiers concernés.

L’IA peut ensuite accompagner le gestionnaire dans la rédaction de ses réponses. L’objectif est de limiter les ruptures entre les outils et de lui faire gagner du temps.

Nous travaillons aussi sur des agents capables d’assister le professionnel directement dans un dossier, par exemple pour rechercher une information ou réaliser certaines actions sans quitter son environnement de travail.

Comment la technologie peut-elle également fiabiliser les opérations de gestion ?

La traçabilité est déjà au cœur des outils de gestion : les opérations comptables sont enregistrées et leurs modifications peuvent être suivies. Mais nous pouvons aller plus loin grâce à l’automatisation.

Nos logiciels peuvent, avec l’autorisation du client, être connectés aux comptes bancaires afin de récupérer les écritures et de proposer une présaisie. Certaines opérations récurrentes peuvent également être programmées.

Nous travaillons par ailleurs sur un agent d’assistance à la clôture comptable d’une copropriété. L’outil pourra analyser le dossier, signaler des informations manquantes ou attirer l’attention du comptable lorsqu’un élément paraît incohérent par rapport à l’exercice précédent. Il ne s’agit pas de remplacer son expertise, mais de lui apporter un niveau de contrôle supplémentaire.

Vous avez aussi revu l’ergonomie de la plateforme. Pourquoi ?

Un logiciel peut disposer de nombreuses fonctionnalités : si elles sont difficiles à utiliser, elles perdent une grande partie de leur intérêt.

Nous avons notamment entièrement revu notre module de gestion des événements, dont l’ancienne organisation n’était pas jugée suffisamment intuitive par certains clients.

Nous nous sommes rapprochés d’une logique inspirée des outils collaboratifs comme Trello, avec une présentation plus visuelle des actions selon leur état d’avancement : en cours, terminées, en retard…

Plus largement, nous avons rafraîchi le design et l’ergonomie de l’application. La technologie doit se faire oublier et accompagner naturellement le gestionnaire dans son quotidien.

Comment accompagnez-vous enfin les cabinets dans le passage à la facturation électronique ?

Nous avons choisi d’intégrer directement à notre logiciel la plateforme agréée Syndoc. Les clients qui souscrivent au service peuvent ainsi gérer les différents flux sans multiplier les outils. Les flux comptables peuvent remonter directement dans VILOGI, tandis que les autres sont accessibles dans un espace web permettant notamment de les traiter ou de les rejeter.

La facturation électronique constitue une étape réglementaire importante. Notre rôle est de faire en sorte qu’elle génère le moins de complexité possible pour nos clients. C’est finalement le fil conducteur de notre transformation : utiliser la technologie pour simplifier les usages, mieux piloter l’activité et permettre aux cabinets de se concentrer sur la qualité de service.