Paroles d’expert : 6 questions à se poser avant de changer son logiciel immobilier
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L’idée de changer de logiciel procure souvent des angoisses chez les professionnels de l’immobilier. Par crainte de perdre beaucoup de temps mais aussi des données essentielles, certains renoncent même à passer le cap. Pourtant, il suffit de se poser les bonnes questions afin de faciliter au mieux la transition. Le point avec Elisabeth Da Silva, Chef de produit au sein de La Boite Immo
1. Qui est l'éditeur ?
Avant toute chose, il est impératif de se renseigner sur le futur prestataire. Ce dernier va en effet vous fournir l’outil avec lequel vos équipes travailleront au quotidien. « Il est important de vérifier la santé et la viabilité de l'éditeur avec qui vous envisagez de collaborer », souligne Elisabeth Da Silva. Qui est-il ? Depuis combien de temps est-il sur le marché ? Quels sont ses clients et leurs retours ? Dans cette optique, les sources d’informations sur Internet sont légion. « Vous pourrez ainsi vérifier la santé financière du prestataire sur Societe.com », explique la chef de produit. L’objectif ? Evaluer sa fiabilité et ainsi permettre une relation sereine et pérenne avec l'éditeur.
2. Comment récupérer ses données ?
Après plusieurs d’années d’utilisation, un logiciel métier aura stocké énormément d’informations qui sont le cœur de métier de l’agence. Il est donc essentiel de vérifier que le nouveau logiciel est capable de récupérer l’intégralité de ces données ou s’il est nécessaire de ressaisir l’ensemble des informations. « Le nouveau logiciel devra ainsi être capable d’importer automatiquement les fiches de biens, d’acquéreurs, de prospects, de mandants, l’agenda ou encore l’historique des ventes afin de pas perdre de temps ni d’informations sur l’historique de l’activité de l’agence », déclare Elisabeth Da Silva.
3. Le service client est-il efficace ?
Le service client, la formation et l’accompagnement sont des critères à ne pas négliger dans le choix de son éditeur. Quand on adopte un nouvel outil de travail, il y a toujours un temps d’adaptation. « L’accompagnement du prestataire est souvent essentiel au moment de la prise en main afin que la transition se fasse dans les meilleures conditions », prévient la Chef de produit. Cet accompagnement peut se faire au travers de formations incluses ou non dans l’abonnement, mais aussi d’un service client de qualité. Il est ainsi important de vérifier les plages horaires d’ouverture, les supports disponibles pour joindre la hotline, les conditions d’accès sans surcoût, sans oublier l’existence ou non d’un espace client en ligne sécurisé qui permet d’obtenir une réponse dans les meilleurs délais. Pour éviter toute surprise, il est recommandé de réaliser un test en appelant directement la hotline. Cela vous permettra de vous rendre compte très simplement de la réactivité et de la disponibilité des opérateurs. Quel que soit le prestataire choisi, vous aurez nécessairement besoin d’eux à un moment ou à un autre.
4. Le logiciel est-il multi-device ?
Il est indispensable que votre logiciel propose de véritables applications mobile et tablette sur Apple et Android. Vérifiez bien qu’il s’agit de vraies applications qui vous permettront d’utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel. Idéalement les applications proposées seront personnalisées suivant le support utilisé : mobile ou tablette. Soyez aussi vigilants sur le coût de ces applications pour éviter les mauvaises surprises. Autre critère incontournable : « Il faut impérativement s’assurer que le logiciel soit entièrement full web », rappelle Elisabeth Da Silva. A l’aide d’un simple login et d’un mot de passe, l’agent immobilier doit ainsi pouvoir se connecter de partout et à n’importe quel moment.
5. Quelles sont les fonctionnalités proposées au sein du logiciel ?
N’oubliez pas bien entendu de vérifier les fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de votre agence : gestion des mandats, des prospects, de l’agenda ou encore des exports sur les portails. « D’autres fonctionnalités comme un outil de gestion de tâches permettant à chaque membre de l’agence de planifier sa journée et de disposer de relances automatiques ou manuelles sur certaines missions à réaliser, ou encore un outil d’inter-agences offrant la possibilité de se connecter à d’autres agences partout en France afin de travailler en inter-cabinet peuvent également faire la différence et vous convaincre d’opter pour un logiciel », ajoute la chef de produit. Un outil statistiques pourra également être intéressant pour un directeur d’agences, en lui permettant d’avoir, directement depuis son logiciel, une vue globale et synthétisée de son activité chaque mois.
6. Le logiciel est-il évolutif ?
Enfin, autre point crucial et non des moindres : le logiciel que l’on s’apprête à choisir est-il évolutif dans le temps et propose-t-il des mises à jour incluses dans l’abonnement ? « Dans ce cadre, l'éditeur doit se tenir au courant de toutes les évolutions du métier d’agent immobilier et être à même de s’adapter très rapidement en fonction des évolutions légales, réglementaires et technologiques », conclut Elisabeth Da Silva.